Finanzen

Quästor/Schatzmeister

Der Quästor kümmert sich um alle finanziellen Angelenheiten. Neben der Übersicht über die finanziellen Töpfe der luhbots, verwaltet der Quästor auch die Teamkasse. Das Abschicken von Bestellungen ist jedoch keine direkte Aufgabe des Quästors.

Quästor/Schatzmeister

Aufgaben

Der Finanzwart organisiert die Finzanen der luhbots soccer. Neben der Teamkasse behält er den Überblick über die Saldos aller Konten und deren Laufzeit. Er ist auch für die Führung der Buchhaltung und die Verwaltung von Bestellungen zuständig.

Quästor/Schatzmeister

Konten

Die luhbots verfügen über verschiedene Töpfe. Die meisten werden von Insituten der Universtiät verwaltet. Diese Konten besitzen jeweils eine Kontonummer, die Buchhaltung zu entnehmen ist. Hier kann auch eine Übersicht über alle aktiven Konten und deren Verwalter gefunden werden. Finanzmittel auf Konten der Universität haben in der Regel eine begrenzte Laufzeit. Die länge ist dabei bei vom Topf der Bewilligung abhängig (s. Anträge). Neben den Töpfen der Universität verfügen die luhbots auch über eine Teamkasse und eine Vereinskasse.

Teamkasse (aka. Schwarzgeld)

Die Teamkasse ist ein privates Konto des Finanzwarts. Es dient zur Verwaltung von Mitteln für Verköstigung und Vergnügen (Pizza, Bier etc.). Finanziert wird dieses Konto hauptsächlich durch Einnahmen durch Merchandise-Verkäufe an Teammitglieder. Das Konto dient außerdem als Puffer für Barauslagen. Es sollte also immer eine Saldo von mindestens 1000€ auf der Teamkasse verfügbar sein.

Vereinskasse

Das Vereinskonto läuft über den Verein Hannover robotics e.V. es dient zur Verwaltung von Sponsor-Spenden. Die Mittel dieses Kontos sind für Reisekosten gedacht.

Quästor/Schatzmeister

Buchhaltung

Die Buchhaltung wird in dieser Excel-Liste geführt. Es gibt einen Reiter indem alle Buchungen eingetragen werden. Eine Übersicht und zu jedem Topf einen eigenen Reiter. In den Reitern der Töpfe können die jeweiligen Kostenstellen, Beantragte und Gewährte Bugets und Saldos gefunden werden. Auch die Kontonummer und die Laufzeit sind hier eintgetragen.

Es muss Regelmäßig das Saldo unserer Buchhaltung mit dem Saldo im SAP der Uni abgeglichen werden. Dazu muss der jweilige Ansprechpartner der Universität kontaktiert werden.

Neue Buchung eintragen

Beispiel-Einträge:

image.png

 

Quästor/Schatzmeister

Bestellungen

Barauslagen

Die Universität kann nur bei Lieferanten bestellen, die eine Rechnung ausstellen und vor dem bezahlen die Ware leifert. Sollte bei einem Lieferanten bestellt werden, bei dem dies nicht geht oder eine komplexe Konfiguration der Ware von nöten sein sollte (z.B. PCBs), muss über eine Barauslage bestellt werden.

Hierbei legt ein Mitglied der luhbots (z.B. der Quästor über das Vereinsgeld) den benötigten Betrag für die Universität aus bis die Ware eingetroffen ist. Danach kann der ausgelegte Betrag von der Universität eingefordert werden. Das Geld dann natürlich von einem Projekttopf ab.

Benötigte Unterlagen

Lieferadresse

Farice Zeug
Leibniz Universität Hannover - luhbots
Appelstraße 11
30167 Hannover

Bei Lieferungen muss immer der Name des bei der Poststelle vermerkten Mitglieds angegeben werden. Es gibt pro Team immer nur eine solche Person. Diese Person muss dann auch das Paket in der Poststelle (Pförtner, Appelstraße 9A) abgeholen.

Rechnungen

Damit die Rechnung in der Buchhaltung der Uni abgerechnet werden kann, muss die Rechnung die Korrekte Rechnungsaddresse enthalten. Welche Addresse zu wählen ist, kommt auf das Instiut an, bei dem die Barauslage eingereicht werden soll.

Des Weiteren ist es wichtig, dass auf der Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust.-ID, englisch: VAT) oder die Steuernummer (nur in DE) der Universität zu finden ist.

Ust.-ID/VAT: DE 811245527

Steuernr.: 2520226433

EORI-Nummer: DE 436 453 850 485 359

Bei Bestellungen von Töpfen des IRTs:

Deutsche Lieferanten:

Vorname Name
Leibniz Universität Hannover - luhbots
Appelstraße 11
30167 Hannover

Internationale Lieferanten:

Vorname Name
Leibniz Universität Hannover - luhbots
Appelstr. 11
30167 Hanover
Germany

Bei Bestellungen von Töpfen des MZHs:

Deutsche Lieferanten:

Vorname Name
Mechatronik-Zentrum Hannover
Appelstraße 11
30167 Hannover

Internationale Lieferanten:

Vorname Name
Mechatronik-Zentrum Hannover
Appelstr. 11
30167 Hanover
Germany

Zoll

Sollte die Bestellung aus dem europäischen Ausland (Schengen-Raum) muss bei der Einführ über den deutschen Zoll die Umsatzsteuer bezahlt werden. Der Besteller ist dafür selbst verantwortlich. Dafür muss beim Lieferaten oder Importeur (z.B. DHL, Fedex) die EORI-Nummer (DE 436 453 850 485 359) der Universität angegeben werden.

Danach muss dann beim Importeur eine Zollrechnung bezahlt werden, bevor das Paket zuegestellt werden kann. Diese Rechnung kann meist online z.B. über Paypal bezahlt werden. DHL bietet auch an, die Zollrechnung bei Zustellung in Bar zu bezahlen. Dies ist jedoch zu vermeiden, da sonst der in Bar bezahlte betrag nicht als Barauslage abrechnet werden kann. Die Rechnung vom Importeur, die meist auch eine Bereitstellungsprovision enthält, muss dann in der gleichen Barauslage mit eingereicht werden.

Anträge

Anträge und Finanzierung

Studienqualitätsmittel (Zweckgebunden)

Fristen:

image.png

Sponsoren

In dieser Übersicht findest du passende Sponsoren, sortiert nach Abteilungen

Sponsoren

Elektronik

Würth Elektronik

Würth Elektronik unterstützt uns mit einer großzügigen Materialspende und stellt alle Bauteile aus ihrem umfangreichen Standard-Portfolio kostenlos zur Verfügung – mit Ausnahme von Platinen

✅ Gesponserte Komponenten (Beispiele):

Die Teile stammen ausschließlich aus dem offiziellen Würth Elektronik Bauteile-Portfolio (nicht Platinen- oder PCB-Fertigung).

⚠️ Bitte beachten:

 Für Komponenten wie Stecker, die spezielles Werkzeug (z. B. Crimpzangen) erfordern, muss individuell geklärt werden, ob das Werkzeug von uns selbst dauerhaft angeschafft, geliehen oder ggf. von Würth gestellt wird.
Hintergrund: Werkzeuge werden von Würth zugekauft und liegen daher über dem reinen Herstellungspreis.

Hier kann online das Portfolio eingesehen werden: https://www.we-online.com/de/components/products

Ansprechpartnerin: Marie Kiontke
E-Mail: marie.kiontke@we-online.de

❗ Jegliche Kommunikation mit Würth Elektronik läuft zentral über Felix Lesch. Bitte nicht eigenständig Kontakt aufnehmen oder Anfragen stellen – das sorgt für klare Abläufe und verhindert Missverständnisse mit dem Sponsor.❗

Vision Laser Technik

Vision Laser Technik unterstützt uns in vielerlei Hinsicht, insbesondere im mechanischen Bereich und ganz besonders bei der Elektronik. Bei der PCB-Produktion übernimmt Vision nicht nur das Bestellen der Leiterplatten, sondern auch den gesamten Fertigungsprozess: Sie tragen die Lötpaste auf, bestücken die Platinen mithilfe einer Bestückungsmaschine und verlöten sie anschließend im Reflow-Ofen. Gerade dieser Teil der Arbeit – also das eigentliche Fertigen nach dem erfolgreichen Testen – ist extrem aufwendig, zeitintensiv und fehleranfällig. Bei kleinen Stückzahlen ist das oft noch händisch machbar, aber sobald es wie in unserem Fall um z. B. 16 Platinen geht, wird es schnell zu einer nervigen und unübersichtlichen Aufgabe. Dass Vision diesen kompletten Schritt für uns übernimmt, nimmt uns enorm viel Arbeit ab.

Zusätzlich zur Fertigung sponsert Vision auch die PCBs selbst und beteiligt sich an den Kosten für die elektronischen Bauteile. Da für die Bestückungsmaschine standardmäßig Rollen für die Elektronikkomponenten genutzt werden, entstehen hier ebenfalls Kosten, an denen sich Vision anteilig beteiligt. Damit macht Vision Laser Technik viele Projekte für uns überhaupt erst realistisch umsetzbar – sowohl technisch als auch finanziell.

Haupt Ansprechpartner: Philipp Becker
E-Mail: becker@vision-laser.de

Ansprechpartnerin: Rahaf Aljaradat
E-Mail: aljaradat@vision-laser.de

❗ Jegliche Kommunikation mit Würth Elektronik läuft zentral über Felix Lesch oder Sebastian Knackstedt. Bitte nicht eigenständig Kontakt aufnehmen oder Anfragen stellen – das sorgt für klare Abläufe und verhindert Missverständnisse mit dem Sponsor.❗

Sponsoren

Mechanik

Sponsoren

Software / Strategie

Sponsoren

Team