# Quästor/Schatzmeister Der Quästor kümmert sich um alle finanziellen Angelenheiten. Neben der Übersicht über die finanziellen Töpfe der luhbots, verwaltet der Quästor auch die Teamkasse. Das Abschicken von Bestellungen ist jedoch keine direkte Aufgabe des Quästors. # Aufgaben Der Finanzwart organisiert die Finzanen der luhbots soccer. Neben der Teamkasse behält er den Überblick über die Saldos aller Konten und deren Laufzeit. Er ist auch für die Führung der Buchhaltung und die Verwaltung von Bestellungen zuständig. # Konten Die luhbots verfügen über verschiedene Töpfe. Die meisten werden von Insituten der Universtiät verwaltet. Diese Konten besitzen jeweils eine Kontonummer, die [Buchhaltung](https://nextcloud.luhbots-hannover.de/f/173908) zu entnehmen ist. Hier kann auch eine Übersicht über alle aktiven Konten und deren Verwalter gefunden werden. Finanzmittel auf Konten der Universität haben in der Regel eine begrenzte Laufzeit. Die länge ist dabei bei vom Topf der Bewilligung abhängig (s. [Anträge](https://wiki2.luhbots-hannover.de/books/finanzen/chapter/antrage "Anträge")). Neben den Töpfen der Universität verfügen die luhbots auch über eine Teamkasse und eine Vereinskasse. ### Teamkasse (aka. Schwarzgeld) Die Teamkasse ist ein privates Konto des Finanzwarts. Es dient zur Verwaltung von Mitteln für Verköstigung und Vergnügen (Pizza, Bier etc.). Finanziert wird dieses Konto hauptsächlich durch Einnahmen durch Merchandise-Verkäufe an Teammitglieder. Das Konto dient außerdem als Puffer für Barauslagen. Es sollte also immer eine Saldo von mindestens 1000€ auf der Teamkasse verfügbar sein. ### Vereinskasse Das Vereinskonto läuft über den Verein `Hannover robotics e.V.` es dient zur Verwaltung von Sponsor-Spenden. Die Mittel dieses Kontos sind für Reisekosten gedacht. # Buchhaltung Die Buchhaltung wird in [dieser](https://nextcloud.luhbots-hannover.de/f/173908) Excel-Liste geführt. Es gibt einen Reiter indem alle Buchungen eingetragen werden. Eine Übersicht und zu jedem Topf einen eigenen Reiter. In den Reitern der Töpfe können die jeweiligen Kostenstellen, Beantragte und Gewährte Bugets und Saldos gefunden werden. Auch die Kontonummer und die Laufzeit sind hier eintgetragen. Es muss Regelmäßig das Saldo unserer Buchhaltung mit dem Saldo im SAP der Uni abgeglichen werden. Dazu muss der jweilige Ansprechpartner der Universität kontaktiert werden. ### Neue Buchung eintragen Beispiel-Einträge: [![image.png](https://wiki2.luhbots-hannover.de/uploads/images/gallery/2025-02/scaled-1680-/Tloimage.png)](https://wiki2.luhbots-hannover.de/uploads/images/gallery/2025-02/Tloimage.png) - Datum: Datum der Buchung - Bezeichung: Name der Buchung - Art: Buchungsart - Bst. Institut: Bestellung über ein Institut. Rechnung und Lieferung übernimmt das Institut - Bst. Barauslage Bestellung als Baraulsage. Kosten müssen vorgestreckt und hinter eingereicht werden ( s.u.). Lieferung an luhbots Uni-Adresse - Gutschrift: Bewilligung eines Antrags, Sponsor einnahmen - Verfall: Einzug von Mitteln - Anpassung: Anpassung von Buchhaltung an Konto-Saldos oder umschichten von Kostenstellen - Schwarzgeld: Direkt per luhbots paypal oder Bar bezahlt - Übertrag: Verschieben von Mitteln zwischen Töpfen etc. - Ina: Bestellung über die Robospace gGmbH - Bst. Rechnung: Bestellung auf Rechnung. Rechnung muss beim Insitut eingereicht werden. Lieferung zur luhbots Uni-Adresse - Team: Soccer/@Work/Beide - Konto: Konto von dem die Buchung bezahlt wurde - Kostenstelle: Kostenstelle des jeweiligen Kontos (Auswahl abhänging von Konto) - Projekt: Modul bei den luhbots (SG&A = Allgemein) - Betrag: Betrag der Buchung. Positiv = Ausgabe, Negativ = Gutschrift - Verantwortlicher: Bestellberechtigte Person - Bestell Nr.: Bestell Nummer, falls Bestellung - Status: Status der Bestellung - Kommentar: Notiz zu der Buchung # Bestellungen ### Barauslagen Die Universität kann nur bei Lieferanten bestellen, die eine Rechnung ausstellen und **vor** dem bezahlen die Ware leifert. Sollte bei einem Lieferanten bestellt werden, bei dem dies nicht geht oder eine komplexe Konfiguration der Ware von nöten sein sollte (z.B. PCBs), muss über eine Barauslage bestellt werden. Hierbei legt ein Mitglied der luhbots (z.B. der Quästor über das Vereinsgeld) den benötigten Betrag für die Universität aus bis die Ware eingetroffen ist. **Danach** kann der ausgelegte Betrag von der Universität eingefordert werden. Das Geld dann natürlich von einem Projekttopf ab. ### Benötigte Unterlagen - Rechnung des Lieferanten mit der richtigen Rechnungsadresse - Kontoauszug mit der entsprechenden Transaktion - evtl. Rechnung von Paypal - [Auslagenantrag](https://www.intern.uni-hannover.de/fileadmin//vademecum/Finanzen/Auslagenerstattung_4_2016pdf.pdf) (*nur aus dem Uni-Netzwerk (VPN) erreichbar*) ### Lieferadresse > Farice Zeug > Leibniz Universität Hannover - luhbots > Appelstraße 11 > 30167 Hannover > > Bei Lieferungen muss immer der Name des bei der Poststelle vermerkten Mitglieds angegeben werden. Es gibt pro Team immer nur eine solche Person. Diese Person muss dann auch das Paket in der Poststelle (Pförtner, Appelstraße 9A) abgeholen. ### Rechnungen Damit die Rechnung in der Buchhaltung der Uni abgerechnet werden kann, muss die Rechnung die Korrekte Rechnungsaddresse enthalten. Welche Addresse zu wählen ist, kommt auf das Instiut an, bei dem die Barauslage eingereicht werden soll. Des Weiteren ist es wichtig, dass auf der Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust.-ID, englisch: VAT) oder die Steuernummer (nur in DE) der Universität zu finden ist. **Ust.-ID/VAT: DE 811245527** **Steuernr.: 2520226433** **EORI-Nummer: DE 436 453 850 485 359** ### Bei Bestellungen von Töpfen des IRTs: Deutsche Lieferanten: ``` Vorname Name Leibniz Universität Hannover - luhbots Appelstraße 11 30167 Hannover ``` Internationale Lieferanten: ``` Vorname Name Leibniz Universität Hannover - luhbots Appelstr. 11 30167 Hanover Germany ``` ### Bei Bestellungen von Töpfen des MZHs: Deutsche Lieferanten: ``` Vorname Name Mechatronik-Zentrum Hannover Appelstraße 11 30167 Hannover ``` Internationale Lieferanten: ``` Vorname Name Mechatronik-Zentrum Hannover Appelstr. 11 30167 Hanover Germany ``` ### Zoll Sollte die Bestellung aus dem europäischen Ausland (Schengen-Raum) muss bei der Einführ über den deutschen Zoll die Umsatzsteuer bezahlt werden. Der Besteller ist dafür selbst verantwortlich. Dafür muss beim Lieferaten oder Importeur (z.B. DHL, Fedex) die **EORI-Nummer (DE 436 453 850 485 359)** der Universität angegeben werden. Danach muss dann beim Importeur eine Zollrechnung bezahlt werden, bevor das Paket zuegestellt werden kann. Diese Rechnung kann meist online z.B. über Paypal bezahlt werden. DHL bietet auch an, die Zollrechnung bei Zustellung in Bar zu bezahlen. **Dies ist jedoch zu vermeiden**, da sonst der in Bar bezahlte betrag nicht als Barauslage abrechnet werden kann. Die Rechnung vom Importeur, die meist auch eine Bereitstellungsprovision enthält, muss dann in der gleichen Barauslage mit eingereicht werden.