How To: Team registrieren

How to: Team Registrieren

Diese Anleitung soll Dich dazu befähigen, ein oder auch mehrere Teams der luhbots zum RoboCup anzumelden und dabei auf einige Fallstricke eingehen. Werde auch du zum Orgaheld, indem du unser Team im Alleingang registrierst.

Fristen

Es sind Fristen zu beachten. Für die jeweils aktuellen Fristen online nach "Registration RoboCup" suchen.

Grundsätzlich gilt: Je später, desto teurer. Also rechtzeitug drum kümmern.Angenommen, der Robocup beginnt am 04.Juli, wie im Jahr 2023, dann wäre ein guter Zeitpunkt Anfang/Mitte April.  
Es gibt drei Preisklassen:

• Early Registration (24.März bis 09.Mai im Jahre 2023)
• Regular Registration ((10.Mai bis 06.Juni)
• Late Registration (07.Juni bis 30.Juni)  
  

Nur als Richtlinie! In anderen Jahren können die Fristen etwas anders aussehen.

Vorbereitung

Zur Registrierung solltest du dir mindestens zwei Stunden Zeit nehmen und folgende Dinge vorbereiten:

• Der Registrierungscode (Kommt per e-Mail)
• Fragen, ob jemand einen "Invitation Letter" benötigt. Dieser ist dann erfoderlich, wenn ein Mitglied aufgrund seiner Staatsangehörigkeit etc. Visaschwierigkeiten befürchtet. Falls ja, werden folgende Unterlagen benötigt:    
      -   Passnummer
      -   Ausstellungsdatum Pass
      -   Ablaufdatum Pass
      -   Aussstellendes Land
      -   Departure City
      -   Departure Date
      -   Return Date
• Steuernummer der Uni
• Eine Liste mit allen zu meldenden Mitgliedern und deren e-Mail Adressen.
• Pro Team eine separate e-Mail Adresse, mit der das Team registriert wird. Meist werden folgende genutzt:
• soccer@luhbots.de für das Soccer-Team
• Noch ein Hinweis: Lasse die Seite nicht zu lange inaktiv. Nach ca. 15 bis 20 Minuten wirst du ausgelogt und musst von vorne beginnen.
  

Eigentliche Anmeldung

• Liegen alle Unterlagen bereit? Dann erfolgt die Registrierung über den Dienstleister "Cvent". Der Link findet sich zusammen mit dem Registration-Code in der e-Mail.
• Klicke auf "Registration". Der folgende Ablauf ist für jedes Mitglied bzw. Team identisch.
• Beachte, dass die Teamchefs zwei Mal eingetragen werden müssen.
      1.  Als Ansprechpartner des Teams
      2.  Als Mitglied

Personal information

• Los geht's mit den persönlichen Informationen. Hier wird die Adresse der Uni angegeben. Je nach dem, bei welchem Topf und Institut die Teilnahmegebühren beantragt wurden, ist hier eine andere Adresse einzutragen. Im Folgenden Beispiel wird der Topf vom IRT verwaltet. Weitere Adressen sind unter zu finden.

Vorname Name

Leibniz Universität Hannover - luhbots

Appelstraße 11

30167 Hannover

Bei Company wird Folgendes engetragen:

Leibniz Universität Hannover - luhbots

Bei Registration Type:

Major Student (für Stidentische Mitglieder) oder
Major Team (für die Team Registrierung)

Registration information

• -   Hier wird, falls kein Inviation Letter gefordert ist, nur der Part "Additional Information" benötigt.
• -   Bei Unsicherheit bezüglich des Symposiums lieber anmelden, statt nicht anzumelden.
• -   Major League ausgewählen
  • Bei Soccer RoboCupSoccer - Small Size League
  • Bei @work RoboCupIndustrial - RoboCup@Work League
  • Es erscheint ein Dropdown-Menü, in dem du das Team auswählen kannst.

Registration Items

• Hier weiß kein Mensch, was diese Seite für einen Zweck erfüllt. Man überspringt sie mit einem Klick auf Next.
• Es folgt eine Zusammenfassung aller Informationen. Hier noch einmal alles kontrollieren.

Weitere Mitglieder hinzufügen

Durch Auswählen von Add Group Member (unten links) können weitere Miglieder hinzugefügt werden. Wähle entweder

• Major Student oder
• Major Team
•  ...Oder andere Formen der Teilnahme
  • Und schon beginnt der Spaß von vorne.

Abschluss – Und nun? Wer bezahlt's?

• Sind alle Mitglieder, Teams und überall die Uni-Adresse samt Steuernummer eingetragen? Dann kann die Registrierung abgeschlossen werden.
• Dazu auf "Next" klicken.
• Auf der nächsten Seite (Order Summary) kann noch einmal die Summe überprüft werden
• Bei Bezahlmethode wird idealerweise Wire Transfer ausgewählt. Dies entspricht dem "Kauf auf Rechnung". Credit Card ist ziemlich nervig, aber auch möglich (Muss dann privat ausgelegt und über Barauslage erstattet werden).
• Die Rechnung kann dann bei der Uni eingereicht werden.
• Buchung nur noch in der Buchhaltung eintragen und wir sind fertig.
  

Die Kosten für eine Auslandsüberweisung der Uni über 15.000€ betragen ca. 30€.

Troubleshooting

Es sind nicht alle Namen auf der Rechnung?

• Nicht so wild. Frage bei office@robocup.com nach. Schicke der Uni eine vollständige Auflistung aller Mitglieder und Kostenpunkte der Rechnung. Solange die Uni auf der Rechnung steht und die Bankverbindung vollständig ist, kann die Uni dennoch überweisen.

Es haben nicht alle Mitglieder eine Bestätigungs-Mail bekommen?

Frage bei office@robocup.com nach.

Die Seite schmeißt dich raus, weil du zu lange inaktiv warst.

Tja, Pech gehabt. Und nochmal ganz von vorne. Sorry.

Cvent: "Sorry! Something went wrong."

• Auch hier kann man nur viel Glück wünschen. Falls der Fehler auftritt und eine Lösung gefunden wird, die ein neues Ausfüllen vermeiden: Gerne nachtragen.

Rücktritt

Falls wir aus Gründen zurücktreten wollen oder müssen, sind dies die Bedingungen:  
Refund/Cancellation Policy

"The following cancellation procedure applies:
If:

• The visa application was not successful; and
• The registration was completed (i.e., payment received) by May 9th; and
• The cancellation is requested before June 6th,

Then:

• The full registration amount will be refunded, except for a handling charge of $100 per person, and $100 for the team if the team is also cancelled,

Otherwise:

• There is no refund.

Please reach out to the RoboCup Federation office@robocup.org for any cancellations."